Digitalization and recent major economic challenges

English text below!

Anlässlich des GUS Kundentreffs 2022 finden sich Vertreter der Branchen Pharma, Food, Logistik, Chemie, Kosmetik und Medizintechnik am 27. und 28.09.2022 im RheinEnergieSTADION in Köln zusammen. Das Team mit den Aufgabenbereichen ERP-Betreuung, Controlling und Prozessmanagement bestehend aus Alison Marburger und Niklas Owsianny vertritt dabei WE Chem International und berichtet von diesem Event.

 WE Chem International GmbH greift seit Unternehmensstart auf das workflowbasierte, prozessorientierte ERP-System der GUS Group zurück. Diese Branchenlösung findet insbesondere Anwendung bei Unternehmen aus den Bereichen Pharma, Food, Logistik, Chemie, Kosmetik und Medizintechnik.

Unter dem Motto "Together Everyone Achieves More" soll über aktuelle Entwicklungen rund um die GUS-OS Suite informiert werden. Dabei stehen die neuesten Trends aus den Bereichen Digitalisierung, Prozessoptimierung und ERP auf dem Plan. Ergänzt wird das mit Praxistipps, Case Studies und Branchen-Networking im entspannten Rahmen inklusive Stadionführung.

Für uns ist es das erste Kundentreffen, aufgrund von Corona, an dem wir teilnehmen dürfen. Themenschwerpunkte des ersten Tages sind die funktionalen Neuerungen des neuen System-Releases, Berichte aus dem Markt, Erfahrungsberichte anderer GUS-User im Bereich Validierung und Projektmanagement, Auditmanagement, Dokumentenmanagement und Business Intelligence.

Die vorgestellten Systemneuerungen und Anwendungsbeispiele lassen unser Herz als Prozessmanager höher schlagen: Vorgestellt wurden mögliche Schnittstellen für eine optimierte Belegverarbeitung und ein integriertes Dokumentenmanagement, verbesserte Funktionalitäten für eine komfortablere Systemnutzung, Auditmanager zur systemintegrierten Organisation, Steuerung und Auswertung von Audits unterschiedlicher Art und Business Intelligence zur smarten Darstellung von Unternehmensentwicklungen, um gezielte strategische Entscheidungen nehmen zu können.

“Als ich Verantwortung für unsere ERP-Implementierung übernommen habe, hatte ich die naive Vorstellung, dass ein System irgendwann installiert und eingeführt ist, dass dieses Projekt damit abgeschlossen ist.”, erinnert sich Alison Marburger. “Heute weiß ich, dass ein System niemals fertig ist. Prozesse lassen sich stetig verbessern, wir müssen unsere Arbeitsweise regelmäßig hinterfragen und auf dem Laufenden bleiben, um nicht den Anschluss zu verpassen. Das kann für uns dann zum Wettbewerbsvorteil werden.”

“Gerne würden wir nun den ganzen Input, der unsere Ideen für Anwendungsmöglichkeiten bei uns im Unternehmen beeinflusst, direkt in neue Projekte umsetzen. Doch so einfach ist das leider nicht”, so Niklas Owsianny. “Neben all den neuen Ideen, die wir nun mitnehmen konnten, dürfen wir den Blick für das Wesentliche nicht verlieren. Das Zauberwort ist Priorisierung.”

Alison Marburger weiter: “Jedes Unternehmen hat seine ganz individuellen “Baustellen” und großen oder kleine Ziele; unabhängig von Unternehmensgröße und zur Verfügung stehenden Ressourcen. Die wichtige Aufgabe von uns Prozessmanagern ist es dies zu analysieren und zusammen mit den Entscheidungsnehmern eine Priorisierung und einen Umsetzungsplan zu entwickeln und zu verfolgen.”

Seit der Corona-Krise und Verschiffungsproblematik kämpfen wir nicht nur mit gebrochenen globalen Lieferketten, sondern auch zusätzlich mit gestiegen Nebenkosten, schwankenden Einkaufspreisen und seit den Entwicklungen in der Ukraine auch mit steigenden Logistik- und Energiekosten. Und damit sind wir nicht alleine. Diese dynamischen Preisentwicklungen machen eine Kostentransparenz schwierig, Durchschnittspreise verlieren ihre Aussagekraft und weichen von den tatsächlichen Ist-Kosten teilweise dramatisch ab. Um diesem Trend zu begegnen und entgegenzuwirken sind wir mit GUS in den Dialog getreten. Eine permanente Chargenkostenkalkulation kann hier ein Lösungsansatz für uns sein. “Wir erhoffen uns so chargengenau Kosten zu erfassen und nachvollziehen zu können.”, sagt Alison Marburger.

Als Chemiedistributeur im Bereich der Klebstoffe, Farben, Lacke und Baustoffe unterliegt WE Chem keinen Regularien, wie es in der Pharmaindustrie notwendig ist. Wir sind froh, dass wir nicht vor der Herausforderung einer Computer-System-Validierung stehen. Dennoch war der Kundenbeitrag zu diesem Thema durchaus interessant für uns. In diesem Fall hatte das vorstellende Unternehmen genügend Ressourcen, personell so wie finanziell, um den Validierungsprozess zielgerichtet und effektiv voranzutreiben. Hier wird der Unterschied zwischen großen Unternehmen und kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich. Insbesondere die chemische Industrie ist konservativ. Unser Kerngeschäft ist das Vertreiben von chemischen Rohstoffen inklusive eines auf die jeweiligen Kundenanforderungen abgestimmten Serviceangebotes. Dementsprechend wird der Großteil der zur Verfügung stehenden Ressourcen auch für die Unterstützung und den Ausbau des Vertriebs eingesetzt. Projekte wie ERP-Einführung und -Entwicklung haben meistens eher das Nachsehen. Dieser Trend wurde uns in verschiedenen Gesprächen mit anderen ERP-Systemadministratoren und Projektleitern bestätigt.

Niklas Owsianny: “Ein ERP-System einzuführen ist immer eine Herausforderung. In jedem Unternehmen trifft man auf mehr und weniger Akzeptanz von Mitarbeitenden und Vorgesetzten. Wir Prozessmanager sind einerseits der interne Helpdesk, wenn etwas nicht so läuft wie erwartet und haben aber gleichzeitig den Ruf ständig zu kontrollieren und sich in das operative Geschäft einzumischen.” Das kann frustrierend sein und birgt die Gefahr, dass ERP-Verantwortliche aus den Unternehmen abwandern und die Seiten wechseln. Interessanterweise berichten IT-Unternehmen, dass sie in der letzten Zeit viele neue Teammitglieder gewinnen konnten und vom Personalmangel weniger betroffen sind, als andere. Es zeigt sich hier, dass ein nicht kleiner Teil ursprünglich tatsächlich aus der Prozessindustrie der ERP-Kunden stammt und dort zuständig für die Einführung und Pflege von ERP-Systemen war. “Wir sind froh, dass wir bei WE Chem allerdings ein ausgesprochen offenes und engagiertes Team haben und unsere Arbeit von der Geschäftsführung wertgeschätzt und unterstützt wird. So dürfen wir maßgeblich an der Gestaltung unserer Unternehmensentwicklung teilhaben. Das ist nicht selbstverständlich.”

Neben der vollen Agenda von Vorträgen findet sich dennoch genug Zeit, um mit den Vertretern der anderen Firmen und Branchen regen Austausch bei einer Stadionführung und während der Abendveranstaltung zu betreiben. Wir stellen fest, dass neben der schwierigen gesamtökonomischen Situation weitere Faktoren hinzukommen, die auch wir in unserer Branche und zum Teil auch bei uns im Unternehmen beobachten können:

In den nächsten Jahren werden mehr und mehr Unternehmen vor der Mammutaufgabe “Generationenwechsel” stehen. In diesem Zusammenhang gilt es die Nachfolgeregelung zu klären, Wissenstransfer zu gewährleisten und neue Teammitglieder zu rekrutieren. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels kein leichtes Unterfangen. Doch Recruiting alleine hilft nicht, sondern kann im schlimmsten Fall intern für viele Turbulenzen sorgen. Das richtige Teaming-Up gewinnt zunehmend an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Frage, wie neue Mitarbeitende optimal eingearbeitet und integriert werden können. Daneben stehen Prozessmanager irgendwann zwangsläufig vor der Frage wie die schon bestehende Belegschaft für neue Funktionen und Prozesse begeistert werden kann, um smartere Arbeitswege und somit Arbeitserleichterungen zu etablieren. Neue Arbeitsmodelle wie Remote-Work oder Hybrides Arbeiten erschweren diesen Prozess zusätzlich. Besonders der Wandel von Führungsstilen hin zu mehr Autonomie des Einzelnen scheint Unternehmen vor ungeahnte Herausforderungen zu stellen. In den Gesprächen wird immer wieder deutlich: der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Nicht allen fällt es leicht eigenverantwortlich zu arbeiten. Gutgemeinter Freiraum wird teilweise als belastend wahrgenommen und mögliche Konsequenzen übergebener Verantwortung werden gefürchtet. Diese Beobachtungen zeigen uns: HR-Verantwortliche werden in den nächsten Jahren zu Profilern und Coaches heranwachsen müssen, um diesen Drahtseilakt erfolgreich meistern zu können und um ihre Mitarbeitenden dazu zu motivieren die Comfort-Zone zu verlassen, um über sich hinaus zu wachsen.

Auch interessant:

At the GUS Customer Meeting 2022, representatives of the pharmaceutical, food, logistics, chemical, cosmetics and medical technology industries will meet at the RheinEnergieSTADION in Cologne on September 27 and 28, 2022. Alison Marburger and Niklas Owsianny, who are responsible for ERP support, controlling and process management, will represent WE Chem International and report on this event.

WE Chem International GmbH has been using the workflow-based, process-oriented ERP system of the GUS Group since the very beginning of the company. Companies from the pharmaceutical, food, logistics, chemical, cosmetics and medical technology sectors in particular use this industry solution.

Based on the motto "Together Everyone Achieves More", the event will inform about current developments around the GUS-OS Suite. The latest trends in the fields of digitalization, process optimization and ERP are part of the agenda. This will be completed by best practice tips, case studies and branch networking in a friendly atmosphere, including a guided tour of the stadium.

For us, it is the first customer get-together, due to Corona, that we are allowed to attend. The main topics of the first day are new functional features of the latest system release, market reports, experience reports of other GUS users in the field of validation and project management, audit management, document management and business intelligence.

As process managers, the system innovations and application examples presented made our hearts beat faster: Examples included potential interfaces for optimized document processing and integrated document management, improved functionalities enabling more convenient system use, an audit manager for system-integrated organization, control and evaluation of various types of audits, and business intelligence for the smart presentation of company developments so that targeted decisions can be made strategically.

"When I took responsibility for our ERP implementation, I had the naïve idea that at some point a system was in place and implemented, that this project was finished," Alison Marburger recalls. " Nowadays, I realize that a system will never be finished. Processes can be improved continuously, and we have to review our way of working on a regular basis to stay up to date so that we don't fall behind. In this way, this can become a competitive advantage for us."

" I would love to see all of this input influencing our ideas for potential applications at our company turned directly into new projects now. But unfortunately it's not that simple," says Niklas Owsianny. " Apart from all the new ideas that we have been able to carry with us now, it is important not to forget to focus on the basics. Prioritization really seems to be the key word here."

Alison Marburger adds: "Every company has its own individual "construction areas" as well as large or small goals; regardless of company size and available resources. As process managers, we have to analyze the situation and then develop priorities and a plan to implement it together with the decision-makers."

Since the corona crisis and problems with shipments, we are not only struggling to cope with broken global supply chains, but also with higher operating costs, fluctuating purchase prices and, since the developments in Ukraine, increasing costs for logistics and energy. But we are not the only ones to face these challenges. These dynamic price developments have made cost transparency very difficult, average prices have lost their significance and often deviate dramatically from real actual costs. In order to tackle and counteract this trend, we have started a dialog with GUS. Permanent batch costing can be a solution approach for us in this context. " We hope that this will enable us to record and track costs precisely for each batch," explains Alison Marburger.

As a chemical distributor in the field of adhesives, paints, coatings and construction materials, WE Chem is not subject to any regulations, as it is required in the pharmaceutical industry. We are glad that we are not faced with the challenge of computer system validation. Nevertheless, the customer presentation about this topic was quite interesting for us. In this case, the presenting company had sufficient resources, both human and financial, to drive the validation process forward in a targeted and effective manner. This is where the difference between large companies and small and medium-sized enterprises becomes obvious. The chemical industry in particular is a conservative one. Our core business is the distribution of chemical raw materials including a range of services customized to specific customer requirements. Accordingly, the majority of the available resources are dedicated to support marketing and sales activities. Projects such as ERP implementation and system development tend to take a back seat. This tendency was confirmed to us in several discussions with other ERP system administrators and project managers.

Niklas Owsianny: "Implementing an ERP system is always a challenge. In every company, you will encounter varying degrees of acceptance from employees and managers. On the one hand, we process managers serve as an internal help desk when something is not working as expected, but at the same time our reputation is to control all the time and to interfere in the operational business." This can be frustrating and raises the risk that ERP managers will leave and switch sides. Interestingly, IT companies report that they have been able to attract many new team members recently and that they are less affected by the lack of qualified staff than others. It turns out here that in fact quite some of the staff originally come from the process industry of ERP customers, where they were responsible for the implementation and maintenance of ERP systems. " However, we are glad that we have an extremely open and committed team at WE Chem and that our work is appreciated and supported by the management. Thus, we are allowed to participate significantly in shaping our company's development. This cannot be taken for granted."

Within the next few years, more and more companies will face the huge task of " change of generations". In this context, succession planning needs to be settled, knowledge transfer has to be ensured and new team members have to be recruited. Against the background of a shortage of skilled employees, this is not an easy task. However, recruiting alone cannot help, but can cause a lot of turbulence internally in the worst case. Teaming up properly is gaining in importance. Companies are faced with the question of finding the best way to train and integrate new employees. In addition, process managers are forced to solve the question of how to get the existing team motivated for new functions and processes in order to establish smarter ways of working and thus make work easier. New work models such as remote work or hybrid working make this even more difficult. Especially the change of leadership styles towards increased autonomy of the individual seems to pose unexpected challenges to companies. In our discussions, it becomes clear that people are afraid of changes in their habits. Not everybody is comfortable working on their own initiative. In some cases, people see well-intended freedom as a burden, and they fear any consequences that may result from the transfer of responsibility. These observations show us that HR managers will have to grow into profilers and coaches in the coming years in order to master this tightrope act successfully and to motivate their employees to leave the comfort zone in order to grow beyond themselves.

Also interesting: